Quando fui pela primeira vez a uma convenção a Las Vegas, em 2000, reparei que os vencedores – todos os que tinham fitas e prémios ao peito – traziam consigo um gadget eletrónico. Era um brinquedo novo – um Palm Pilot, um assistente pessoal digital (PDA, em inglês), que mais tarde deu origem ao smartphone. O gadget servia de agenda e tinha uma caneta que servia para fazer anotações e mexer no ecrã.
Eu era o rei dos indisciplinados e achei que aquilo ia ser a minha salvação. Era caro, uns 500 usd na altura, mas se todos os agentes de topo tinham um, eu também tinha que ter. Se eu queria planear para ter sucesso, tinha que ter as ferramentas que os bons tinham.
Aquela agenda eletrónica passou a ser o meu patrão – e salvou-me a vida: ajudou-me a ganhar o músculo da gestão do tempo. Quando tens alguém que te diz o que fazer e os prazos a cumprir esse músculo não é exercitado, mas quando estás a trabalhar com autonomia tens que ser capaz de planear e organizar o teu tempo.
No Palm Pilot passei a planear o ano com todos os eventos que consigo antever: as formações, os prazos importantes, as minhas férias. Hoje em dia uso o iPhone e todas as minhas reuniões, almoços, todas as atividades importantes, urgentes, tudo vai para a agenda.
Para além dos compromissos pontuais, reuniões e viagens, uso blocos de tempo para todas as atividades que são essenciais para garantir os resultados que quero no final da semana, no final do mês, no final do ano. Também tenho blocos de tempo agendados para meditar e para treinar ao longo da semana, que se repetem ao longo do ano.
De manhã, quando acordo, vejo o que tenho para fazer e é a agenda que determina como vou passar as horas daquele dia. Claro que há um grau de flexibilidade para imprevistos, mas essa é a exceção, não a regra.
No início de 2020 não consegui prever que íamos estar no meio de uma pandemia. O plano é uma estimativa, um primeiro passo. A seguir é preciso estar atento às mudanças e fazer os ajustes necessários.
E tu? Como é que começa o teu dia? O que é que fazes primeiro? E a seguir? Segues uma lista ou planeias o teu dia? Defines prioridades em termos de importância e urgência?
Se tens que gerir o teu próprio tempo, podes transformar a tua agenda num aliado para a vida. Para exercitar o músculo do planeamento, podes começar com estas cinco dicas para organizar a tua agenda:
- Agenda as atividades importantes, mesmo que não tenham um prazo associado. Quantas vezes a agenda se enche de tarefas-apaga-fogos e os dias passam sem que consigas dedicar tempo àquela atividade que sabes que vai ser crucial para alcançares os teus objetivos? Identifica as ações importantes (como a tua própria formação) e guarda tempo para elas no calendário.
- Faz uma coisa de cada vez: o multitasking é uma ilusão. Definir blocos de tempo para atividades específicas e agrupar tarefas semelhantes ajuda-nos a prestar a atenção necessária para fazer o que é preciso ser feito, depressa e bem. Pode haver dias em que é preciso saltitar entre assuntos, mas quando é preciso aprofundar, o truque é fazer uma coisa de cada vez.
- Reserva tempo para ti. Tempo para estar com a família e com os amigos, para fazer exercício, para as atividades que vão garantir que não te vais perder num buraco sem fundo de horas e dias e semanas de trabalho em que não te lembras de vir à superfície respirar.
- Diz «não». O tempo é o teu bem mais precioso, não o desperdices e não deixes que os outros o desperdicem.
- Deixa que a agenda te guie ao longo do dia e dedica tempo a alinhá-la com os teus objetivos.
